1 Personen- und Vorgangsanlage

Der Start des Ende-zu-Ende digitalisierten Prozesses für die Schuleingangsuntersuchung besteht in der Anlage der Personen- bzw. Vorgangsdatensätzen, für welche der Prozess im aktuellen Kalenderjahr durchlaufen werden soll.

Wichtig bei der Ende-zu-Ende Digitalisierung sind also effiziente, technologisch moderne und sichere Schnittstellen, sowohl bei der Anlage der Vorgangsdatensätze als auch bei der anschließenden Dokumentierung (Fachanwendung) bzw. Archivierung (eAkten-System).

Länder- und behördenübergreifend gibt es deutliche Unterschiede, wie die Daten der zu untersuchenden Kinder an die Gesundheitsämter übermittelt werden. Abhängig davon konfigurieren wir verschiedene Möglichkeiten für Sie, Ihre Daten in das System einzuspielen.

1.1 Upload-Funktion

Werden die Daten (wie häufig üblich) in Gestalt von Excel Listen übermittelt, so bietet sich die Lösung über eine Upload Möglichkeit an, die sofort alle Daten in einzelnen Vorgangs- bzw. Personendatensätzen anlegt und so in einem Schritt alle Voraussetzungen schafft, mit der digitalen Bearbeitung zu beginnen.

Wichtig ist dafür, dass die Excel-Dateien ein einheitliches Format haben. Werden beispielsweise die Daten direkt von den KiTas oder den Schulen zugeliefert, so empfiehlt es sich (und wir haben gute Erfahrungen damit gemacht), durch proaktive Kommunikation diesen eine Exceldatei als Vorlage zur Verfügung zu stellen, um damit die Datenstrukturen einheitlich für den Upload zu gestalten.

1.2 Manuelle Eingabe

Weniger für die Anlage aller Fälle gedacht, sondern eher als flexible Option, einzelne Fälle nachzumelden oder Papierlisten zu übertragen, gibt es die Möglichkeit, Vorgänge einzeln durch die manuelle Eingabe anzulegen. Dabei können gleich Besonderheiten, die für die Untersuchung oder Einstufung interessant sind, mit aufgenommen werden.

Im Vorfeld werden alle Schulen im Zuständigkeitsbereich hinterlegt, sodass diese durch eine Auswahl im Drop-Down Menü zugeordnet werden können.

1.3 Externe Upload Funktion (Web-Portal)

Es ist derzeit nicht unüblich, dass die Daten der einzuschulenden Kinder als Excel-Datei per E-Mail übermittelt werden. Leider entspricht dieses Vorgehen nicht den Anforderungen der DSGVO, insbesondere wenn die Dateien nicht verschlüsselt sind. Excel-Tabellen sind jedoch ein praktisches Mittel, um die erforderlichen Informationen zu sammeln und zu übermitteln, da sie universell und weit verbreitet sind und von den meisten Anwendern problemlos verarbeitet werden können.

Deswegen bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, Excel-Dateien von Schulen, KiTas etc. zu erhalten, ohne gegen die DSGVO zu verstoßen. Für diese Lösung gibt es zwei Ausbaustufen. Die erste Ausbaustufe umfasst ein Upload Portal, in dem sich Schulen anmelden können (inkl. Benutzerverwaltung) und über das sie die Daten verschlüsselt und DSGVO-konform direkt an das Gesundheitsamt übertragen können. In der zweiten Ausbaustufe können diese Dateien auch noch auf Vollständigkeit, Konsistenz und Korrektheit beim Upload überprüft werden und nach Freigabe durch das System direkt in den digitalen SEU Prozess geladen werden, sodass direkt mit der Bearbeitung gestartet werden kann.

1.4 Schnittstelle zur Fachanwendung

Sollten die Daten für die Schuleingangsuntersuchung über einen etablierten Prozess in Ihrer Fachanwendung vorliegen, so besteht auch die Möglichkeit, eine direkte Schnittstelle von dieser zur SEU des digitalen Büros zu programmieren. Die Mitarbeit des Herstellers Ihrer Fachanwendung wäre dafür notwendig. Mit den führenden Herstellern haben wir bereits etablierte, gute Beziehungen, sodass wir dies bei Interesse gerne zusammen besprechen.

Alternativ - in der Regel mit vergleichbarem Aufwand verbunden - stehen in allen Fachanwendungen Exportformate zur Verfügung, die wir über eine individuelle Importschnittstelle integrieren können. Vergleichbar mit dem Excel Import aus 1.1 gibt es hier eine Upload Funktion, die wir allerdings explizit an das Export Format der Anwendung anpassen. Analog verhält es sich auch, wenn die Daten nach Abschluss des Vorgangs wieder in die Fachanwendung integriert werden sollen. Diese sollte ein Importformat haben, das sie verarbeiten kann. Wir passen uns dann diesem Format an und implementieren eine Exportfunktion, die nach Abschluss des Vorgangs eine Datei generiert, welche nahtlos in die Fachanwendung geladen werden kann.