3 Vorgangs- bzw. Personenakten

Zu jedem Vorgang gibt es eine eigene Ansicht. Durch Klicken auf den Namen in der Übersichtsseite (vgl. 2) öffnet sich der Vorgang und alle wichtigen Daten zu den relevanten Personen (Kind und Sorgeberechtigte), dem Status der Bearbeitung und den vergangenen Aktivitäten in diesem Vorgang sind übersichtlich gestaltet.

3.1 Statusabhängiges Prozessmanagement

Prozesse haben die zentrale Eigenschaft, dass abhängig von der aktuellen Position im Prozess und dem aktuellen Status des Vorgangs, der diesen Prozess durchläuft, klar der oder die nächsten Schritte festgelegt sind, die nun getan werden sollen. Diese Logik, auf welcher auch die Förderung "Pakt für den ÖGD" in der Dimension “Prozessdigitalisierung” aufbaut, ermöglicht bei einer digitalen Lösung nun deutliche Vereinfachungen der Arbeit, in dem immer die Handlungsoptionen in den Vordergrund gestellt werden, welche nach diesen Abhängigkeiten nun durchgeführt werden sollten. → vgl. b) Digitales Workflow Management

3.2 Wiedervorlage und Erinnerungsfunktionen

Der "Prozessstatus" (siehe Abbildung) passt sich dabei automatisch basierend auf den durchgeführten Handlungen an. Dies schließt auch die automatische Einrichtung von Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionen ein: Beispielsweise kann automatisch festgelegt werden, dass der Status des Prozesses eine Woche nach dem Anschreiben geändert wird, wenn noch keine Antwort erfolgt ist.

3.3 Digitales Workflow Management (Aktionen)

… bzw. “Arbeitsablaufmanagement” zu deutsch.

Dieser innovative Ansatz zeigt eine der vielen Vorteile der Digitalisierung. Unsere digitale Lösung führt Sie durch die einzelnen Prozessschritte, indem Ihnen jeweils die nächsten sinnvollen Schritte in der Prozesskette des Vorgangs zur Auswahl gestellt werden (= “Workflow Management”).

Welche nächsten Schritte zur Auswahl stehen, ist immer abhängig vom aktuellen Prozessstatus. Auf Basis einer Standardkonfiguration gehen wir während der Implementierung Ihrer digitalen SEU den gesamten Prozess durch und erstellen Ihr ganz individuelles Workflow Management. Eine solche Herangehensweise, durch individuelle Konfiguration der von uns bereitgestellten digitalen Funktionen, ermöglicht letztendlich das Ziel der Digitalisierung: eine moderne, effiziente Arbeitsweise, die die Möglichkeiten der digitalen Informationsverarbeitung und Kommunikation voll ausschöpft.

Unter “Aktionen” (siehe Abbildung oben) finden Sie jeweils die nächsten möglichen Schritte. Grün gekennzeichnet ist jeweils der empfohlene nächste Schritt des “normalen” Prozessablaufs. Rote Schaltflächen kennzeichnen jeweils Handlungen, bei denen eine besondere Aufmerksamkeit geboten ist, wie beispielsweise das Löschen von Datensätzen. Diese Aktionen stehen aber nur bestimmten Nutzerprofilen (Administratoren) offen; bei andere Nutzerprofilen erscheinen diese Optionen gar nicht an der entsprechenden Stelle.

Neben dem Prozessstatus nehmen auch die vorhandenen Informationen Einfluss auf die Auswahl der nächsten Funktionen. Ist beispielsweise eine E-Mail Adresse vorhanden, stehen die Optionen zur Verfügung, die Kontaktaufnahme (für Terminvereinbarung und/ oder die Elternanamnese) per E-Mail oder per Brief durchzuführen (auch SMS ist möglich bei vorliegen einer Mobilfunknummer). Liegt keine E-Mail Adresse vor, gibt es diese zusätzliche Funktion zur Verfügung. Per Brief kann immer gesendet werden, da eine postalische Adresse auch immer vorhanden sein muss.

Keine E-Mail-Adresse? Kein Problem!

Wie beschrieben steht der postalische Prozess immer zur Verfügung, auch wenn das System natürlich für die Digitalisierung der Arbeit und Kommunikation geschaffen wurde. Jedoch, so lange nicht alle Menschen damit erreicht werden können (und auch die DSGVO Auslegung noch nicht einheitlich ist), ist es wichtig, auch im digitalen Prozess Prozessschritte zu ermöglichen, die Briefe verschicken. Dies lösen wir über eine Schnittstelle zum automatisierten Briefversand der E-Post oder auch vorhandenen Dienstleistern, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Der digitale Prozess kann auch dazu beitragen, die Bereitschaft und Fähigkeit der Bürgerinnen und Bürger, digital zu kommunizieren, direkt zu verbessern. Falls keine digitalen Kontaktmöglichkeiten vorhanden sind oder es unklar ist, ob diese genutzt werden dürfen, bieten wir an, einen zusätzlichen Prozessschritt vor der Bearbeitung der Vorgänge einzuführen. Wir senden einen Brief an die entsprechenden Bürgerinnen und Bürger, in dem wir diese bitten, über eine URL oder einen QR-Code auf eine Webseite zu gehen (integrierbar in Ihre Domain), auf der sie ihre Daten für die digitale Kommunikation eingeben und die Erlaubnis zur digitalen Kommunikation erteilen können. Diese Angaben werden dann automatisch in der Vorgangsakte hinterlegt und der Prozess kann voll digital weitergehen. Sensible Daten werden aber nie über diese Wege versendet. Dafür haben wir immer die Möglichkeit, ein DSGVO-konformes Download Portal für Dokumente mit sensiblen Gesundheitsinformationen (Gutachten. Befunde etc.) zur Verfügung zu stellen.

3.4 Aktivitätenprotokoll

In einer chronologischen Liste werden alle Aktivitäten innerhalb des Vorgangs (versendete Schreiben, gebuchte Termin, durchgeführte Untersuchungen etc.) dokumentiert. So behalten Sie immer den Überblick, wann was gemacht wurde. In Kombination mit dem Prozessstatus sind immer schnell der aktuelle Stand und die nächsten Schritte im Vorgang ersichtlich. Verbindet man dieses Protokoll noch mit Ihrer eAkten-Lösung, erfüllt dies auch alle Anforderungen an eine rechtssichere Dokumentation.

Umfasst die vergangene Aktivität auch ein Dokument (bspw. schriftliches E-Post Anschreiben oder das finale Untersuchungsprotokoll), so findet sich dies ebenfalls als Link bei der protokollierten Aktivität.

3.5 Aktenvermerke (Notizen)

Und natürlich haben Sie immer die Möglichkeit, eigene Notizen in die Vorgangsakte zu schreiben. Vor allem bei nicht digitaler Kommunikation (bspw. Anrufe) ist diese Funktion wichtig, um alle relevanten Informationen zum Vorgang an einem Ort zu haben.