8. Abschluss und Archivierung

“Ende-zu-Ende-Prozessdigitalisierung” bedeutet auch, dass der Prozess irgendwann abgeschlossen wird. Das digitale ÖGD-Büro soll keine Daten dauerhaft archivieren, sondern die Vorgänge nach Abschluss auch digital abschließen und die Vorgangsdokumentation an die zuständige Stelle übermitteln.

In der digitalen Welt wird eine solche zuständige Stelle oft durch ein eAktensystem, eine Fachanwendung und/oder ein DMS (Dokumentenmanagement-System) repräsentiert. Abhängig von der von Ihnen verwendeten Lösung erstellen wir am Ende des Prozesses ein Exportformat für die einzelnen (oder auch gesammelten) Vorgänge, welches dann im letzten Schritt der Fallbearbeitung in das entsprechende Zielsystem exportiert wird.

Wir können auch an mehrere Stellen exportieren, beispielsweise liegt es nahe, die Vorgänge ganzheitlich im eAktensystem zu archivieren, während ausgewählte Informationen des Vorgangs (nicht alle Details, wie bspw. das Aktivitätenprotokoll) in die entsprechende Fachanwendung überführt werden.

Den genauen Prozess, wo die abgeschlossenen Vorgänge am Ende der Bearbeitung archiviert bzw. die Akten überführt werden, besprechen wir gemeinsam im Vorfeld, wenn wir ihre bestehende Softwarelandschaft daraufhin analysieren, welche Schnittstellen wir in der Konfigurationsphase programmieren müssen.

Natürlich beraten wir Sie auch gerne in diesem dazu, welche Lösung für Sie am sinnvollsten ist und schnell die erhofften Fortschritte bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse realisieren kann.

Auf dem Weg zu einer modernen Prozess- und Softwarelandschaft durch digitale Lösungen, die auch Ansprüche erfüllen können, die im ÖGD lange vernachlässigt wurden (wie das Onlinezugangsgesetz (OZG) und die rechtliche Sicherheit der Archivierung), lohnt es sich, einen Blick in die Zukunft zu werfen, besonders da Fördermittel derzeit verfügbar sind. Wenn man diesen Ausblick wagt, gibt es noch viele Möglichkeiten, die Lösungen weiter zu integrieren (siehe z. B. die Reifegraddimension 8: Software, Daten, Interoperabilität) und die Arbeitsweise weiterhin an das anzunähern, was im nicht-öffentlichen Bereich schon lange etabliert ist und woran sich die Bürgerinnen und Bürger bereits bzgl. moderner Kommunikation und Interaktion gewöhnt haben.

Am Ende führen wir hier keine außergewöhnlichen Maßnahmen (und vor allem keine Experimente) durch - wir implementieren lediglich die Technologien im Amt, die bereits im Alltag Standard sind und daher erprobt und frei von technischen Risiken sind. Lassen Sie uns Ihnen dabei helfen, die Arbeit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Bürgerinnen und Bürger durch digitale Werkzeuge deutlich zu erleichtern, zu vereinfachen und wesentlich transparenter und effizienter zu gestalten.