Digitalisierung ohne E-Mail?

Was ist mit denen, die nicht wollen? Was ist, wenn wir nicht dürfen?

Die allermeisten Bürgerinnen und Bürger schätzen und fordern mittlerweile moderne digitale Lösungen, die sie auf den Smartphones, Tablets und Desktop Computern bedienen können, weil alle Formulare und Nachrichten den neuesten digitalen Standards entsprechen, einfach zu bedienen sind und so der Art und Weise entsprechen, wie der Großteil der Bevölkerung heutzutage interagiert.

Aber auch für diejenigen, die nicht an den digitalen Prozessen teilnehmen (wollen oder für solche Szenarien, in denen der Datenschutz dies nicht zulässt), haben wir an allen Stellen des Prozesses alternative Lösungen parat. Als Alternative zu der digitalen Kommunikation können weiterhin Briefe versendet werden. Doch auch, wenn wir (aus welchen Gründen auch immer) in dem Prozess den Briefversand an manchen Stellen vorziehen müssen, so haben wir doch eine Lösung entwickelt, die den Prozess auf Ihrer Seite trotzdem vollständig digital abbilden kann. Durch die Nutzung der EPost Services kann direkt aus dem System der Versand von Briefen ausgelöst werden. Versehen mit QR Code und/oder URL können die Empfängerinnen und Empfänger dann trotzdem die Informationen digital eingeben und übersenden. Verbinden Sie ein solches Anschreiben gleich mit der Frage nach der E-Mail Adresse und der Erlaubnis, den Prozess weiter über E-Mail fortzusetzen, können die Menschen ihre persönlichen Präferenzen ausdrücken und der Prozess kann digital weitergehen. Nach unserer Erfahrung bevorzugt der ganz überwiegende Teil der Bevölkerung mittlerweile die digitalen Prozesse, umso mehr bei der Schuleingangsuntersuchung, da Eltern sich typischerweise in einem bestimmten, sehr digital affinen Altersbereich bewegen.

Der Medienbruch im Amt wird dadurch also vermieden, selbst wenn der Medienbruch vor Bürgerin bzw. Bürger notwendig ist. Wir sprechen von “gemanagten Medienbrüchen”. Digitalisierung ist ein Prozess. Wir können weder darauf warten, dass alle bereit für die digitale Zeit sind, noch dürfen wir die vergessen, die sich damit schwertun. Deswegen gibt es für alle unsere digitalen Prozessschritte auch solche “Fallback”-Szenarien.