4 Einladungen und Terminvereinbarungen

Mit der digitalen SEU haben Sie verschiedene Möglichkeiten, mit den Sorgeberechtigten Termine für die Untersuchung der Einzuschulenden zu vereinbaren.

Im Zentrum stehen in allen unterschiedlichen Vorgehen für die SEU ausgewählte zentrale digitale Funktionen, die wir so aneinanderreihen, um Ihren bevorzugten Workflow abzubilden.

4.1 Digitale Kommunikation

Eine der zentralen Funktionen der Digitalisierung der Arbeit der Gesundheitsämter besteht in der digitalen Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern. Im Vordergrund steht dabei heutzutage natürlich das Medium der E-Mail. Aber auch SMS können eingesetzt werden und zeigen sehr gute Rücklaufquoten und schnelle Reaktionszeiten. SMS kosten jedoch 10ct pro Nachricht*, E-Mails hingegen sind kostenlos.

Über die digitale Kontaktaufnahme werden - je nach Prozessschritt - den Empfängerinnen und Empfängern Informationen zu dem anstehenden SEU-Prozess gesendet oder Links übermittelt, über die direkt Termine gebucht oder die Elternanamnese ausgefüllt werden können. Alle E-Mails werden hierfür als digitale Vorlagen erstellt (vgl. C. Konfiguration und Implementierung ) und beim Auslösen im System automatisch mit den entsprechenden Personen- und Kontaktdaten aus dem Vorgang befüllt und versendet.

4.2 Zeitplanung und wählbare Termine

Die Vereinbarung von Terminen ist eine sehr umfangreiche Aufgabe im Rahmen der SEU*, für die bislang nach unserer Erfahrung keine vollumfänglich geeigneten Lösungen am Markt verfügbar scheinen. Der am besten funktionierende Prozess - und im Sinne eines guten Bürgerservice auch zu empfehlen - ist dabei, den Sorgeberechtigten die Möglichkeit zu geben, den Termin, zu dem sie ins Amt für die Untersuchung kommen sollen, selbst auszuwählen.

Doch auch hier bieten wir die Möglichkeit eines Rückfallprozesses, sollten die Angeschriebenen nicht reagieren. Der beschriebene Prozess kann auch postalisch erfolgen. Da jedoch die Postlaufzeiten häufig dazu führen, dass sich dies sehr in die Länge ziehen würde, besteht auch die alternative Option, bei analogem (nicht-digitalem) Versand der Termineinladungen die Termine vorzugeben.

4.3 Anbindung Ihrer Terminsoftware oder die Krauth Lösung

Für den besten voll digitalen Prozess ist es erforderlich, dass die freien Terminmöglichkeiten in die digitale SEU gelangen und von dort die gebuchten Termine auch wieder in die entsprechenden Kalender. Sollten Sie bereits eine Terminsoftware im Einsatz haben, die sie auch in diesem Zusammenhang einsetzen wollen (oder müssen), prüfen wir zu Beginn der Implementierung, welche Funktionen diese bietet, um diesen Prozess abzubilden.

Haben Sie keine Terminsoftware im Einsatz oder besteht aufgrund mangelnder Eignung der Bedarf für eine besser integrierbare Lösung (Stichwort “Interoperabilität” der digitalen Reife), bieten wir Ihnen auch eine eigene Terminlösung an, mit der sicher alle erforderlichen Funktionen erfüllt werden können.

4.4 Terminvarianten

Unter Umständen ist es auch bei Ihnen erforderlich, verschiedene Arten von Terminen zu ermöglichen, abhängig von bestimmten Eigenschaften bzw. Angaben zu den Kindern. Diese Differenzierung bilden wir automatisch im System am. Abhängig von der Ausprägung bestimmter Datenfelder (bspw. Angaben zu einem Standardprozess bei der Untersuchung gegenüber eventuellen Sonderförderungsnotwendigkeiten) in den Vorgangsakten wird nach vorheriger Festlegung der Abhängigkeiten automatisch das entsprechende Terminformart gewählt und solche Termine den Sorgeberechtigten zur Auswahl angezeigt.